Gestión de procesos de negocio (bandeja de tareas, avisos)

CIFTRACK integra un sistema de avisos y tareas que se muestran a cada usuario en su bandeja de entrada con diversos filtros, que se visualizan bien como lista o bien en un calendario con sus fechas de inicio y fin.

Las tareas y los avisos pueden ser disparados bien por tiempo o bien por cualquier evento que se produzca en el sistema.
Las tareas son avisos que llevan incorporadas las actuaciones a realizar que se ejecutan a través de ellas. Pueden ser manuales o programadas y están prediseñadas, las manuales a disposición de los usuarios.

Una parte de la gestión del negocio no precisa la utilización del sistema de tareas, cuando, por ejemplo, el usuario realiza una función administrativa concreta. Pero para otro tipo de responsabilidades de más amplio espectro es enormemente útil.

Este sistema permite diseñar procesos de negocio programados como, por ejemplo:

• El ciclo de aprobación de un presupuesto según supere o no determinados valores, sus revisiones, su aceptación por el cliente, etc.,
• La programación y asignación de las visitas a los clientes por el responsable del área comercial.
• La notificación de cuando vence el pago a los proveedores,
• El recordatorio de que tenemos que llamar a un cliente por cualquier motivo, etc.

En cada empresa las tareas como plantillas se prediseñan de manera evolutiva en las distintas clases que se necesitan, una para cada tipo de actuación, plantillas que ya llevan incorporados los elementos necesarios, incluso opcionalmente sus destinatarios.

La utilización manual de las tareas es ya por si misma muy útil para mejorar la gestión. Gradualmente algunas tareas se pueden ir integrando en procesos automáticos, utilizando scrips de código, y también se irán ampliando los automatismos para ganar en productividad.

La experiencia demuestra que crear procesos automáticos no es labor de unos pocos días, sino que se recomienda que nazcan como pequeños procesos automáticos muy bien identificados, que gradualmente se irán integrando. Lo contrario lleva consigo el riesgo de cierta disfuncionalidad del proceso diseñado, en la medida que no se haya podido prever todo.